Una preocupación más a añadir al cierre de la hoja registral por falta de depósito de las cuentas anuales

No es una obligación nueva, eso es cierto, si bien el contexto en el que nos encontramos -incertidumbre económica e importantes críticas a “empresas fantasmas”- hace que entendamos necesario detenernos nuevamente en ello por cuanto creemos que va a estar en boca de mucha gente.

Al igual que El Corte Inglés nos recuerda todos los años el fin del verano con “la vuelta al cole” y el turrón “El Almendro” la llegada de la navidad, el mes de Junio es momento para recordar la necesidad de aprobar y depositar en el plazo de 30 días las cuentas anuales de las sociedades. Y para eso ya está aquí el legislador para recordárnoslo.

No obstante, este año, con más detenimiento si cabe.

Y es que son muchos los grupos societarios o los empresarios que tienen alguna filial “colgada” como consecuencia de un proyecto fallido o de una inversión que finalmente nunca arrancó o de esa promoción que se iba a ejecutar con los cuatro amigos de toda la vida “para jubilarnos” y para la cual nunca encontramos el momento para iniciar su disolución y liquidación, bien por desidia, bien porque ya los socios no están tan ilusionados y unidos como antes o bien por costes económicos.

El artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital (“LSC”) obliga a los miembros del órgano de Administración de la sociedad a presentar y depositar en el Registro Mercantil de su domicilio social, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas.

Idéntica obligación podemos encontrar en el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil (“RRM”) cuando se establece la obligación de las sociedades y empresarios obligados a  dar publicidad a sus cuentas anuales de presentar éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.

El depósito contable tiene por finalidad la de ofrecer información a terceros sobre nuestra situación contable y patrimonial, por lo que las cuentas anuales deben ser fieles a la realidad y a los resultados de la entidad, de ahí que sea una información pública de fácil acceso para todos.

De no realizarse dicho depósito, de acuerdo con el artículo 282.1 de la LSC, finalizado el plazo indicado, no podrá hacerse inscripción alguna en el Registro Mercantil, salvo las excepciones indicadas en el siguiente párrafo del referido artículo, a saber:

  • cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores,
  • revocación o renuncia de poderes,
  • disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y
  • a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.

Esto implica que el resto de las modificaciones que queramos inscribir en el Registro Mercantil van a ser denegadas en este caso.

Asimismo, el artículo 378 del RRM parece que viene a matizar que ese cierre no es inmediato, sino que es necesario que transcurra “un (1) año desde la fecha del cierre del ejercicio social” sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, en cuyo caso el Registrador Mercantil cerrará provisionalmente la hoja registral de la sociedad.

Se considera que no han sido depositadas la cuentas cuando estas no hayan sido enviadas o presentadas para su depósito ante el RM – sin indicar la causa- o cuando, aun habiendo sido enviadas o presentadas, adolezcan de defectos que impidan su inscripción siendo calificadas como defectuosas.

A efectos prácticos, el cierre de la hora registral implica que no podremos formalizar los cambios que queramos realizar en nuestra sociedad mientras que persista el motivo que originó el cierre. Es decir, no se trata de una sanción definitiva, sino que puede revertirse conociendo las causas que lo han generado[1].

[1] Conviene recordar en este punto que si no presentamos asimismo la declaración del Impuesto de Sociedades de los tres últimos ejercicios, la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) emitirá la baja de la sociedad en el Índice de Entidades Jurídicas, al mismo tiempo que el Registro Mercantil procederá al cierre provisional de la hoja registral por baja en el índice de Entidades Jurídicas.

Terminamos este recopilatorio, indicando que recaía en el artículo 283 LSC la responsabilidad de determinar la cuantía económica en la que incurría el infractor con su actuación: sanciones entre 1.200 euros a 60.000 euros (que se elevaban a 300.000€ si la sociedad o el grupo facturaban más de 6 millones anuales).

Ahora bien, pese a que la Ley de Sociedades de Capital ya establecía el régimen sancionador en caso de incumplimiento de la obligación de depósito de cuentas, en muchos casos, el ICAC no lo ha venido aplicando. Yo en mis más de 20 años como ejerciente, no he visto ni un solo expediente.

Hasta aquí, puede que no hayamos promovido la inquietud del lector, dado que todo lo anterior es sabido y de escasa consecuencia práctica -especialmente para aquellas sociedades que están dormidas sine die-…

Más interesante le resultará al respetable recordar que el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, publicado en el Boletín Oficial del Estado el pasado 30 de enero y en vigor desde su día inmediato siguiente, en su disposición adicional undécima, establece un nuevo régimen sancionador para el incumplimiento extemporáneo de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Por un lado, en el apartado segundo de la reiterada disposición adicional, se revelan los criterios para determinar el importe de la sanción, de conformidad también con los límites establecidos en el art. 283 de la LSC anteriormente indicados:

  • La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
  • Si no se aportase la declaración tributaria anterior, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos que obren en el Registro mercantil.

Si no se aportase la referida declaración tributaria, y el resultado de aplicar el citado porcentaje a la suma de las partidas del activo y ventas fuera superior que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.

El plazo para resolver y notificar la resolución en el procedimiento sancionador será de 6 meses a contar desde la adopción por el Presidente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas del acuerdo de incoación, sin perjuicio de la suspensión del procedimiento y de la posible ampliación de dicho plazo total y de los parciales previstos para los distintos trámites del procedimiento, según lo señalado en los arts. 22, 23 y 32 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Pero quizás lo más interesante de todo lo anterior sea el establecimiento de un marco de colaboración entre el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas -ICAC- y la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública -Registro Mercantil-, para encomendar la gestión y la propuesta de decisión sobre los expedientes sancionadores por incumplimiento del deber de depósito de cuentas a los registradores mercantiles competentes por razón del domicilio del obligado.

La obtención de una nueva fuente de ingresos para el Colegio Oficial de Registradores, será el acicate definitivo para la puesta en práctica de estas sanciones por falta de depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, lo que me permite augurar que en mis próximos 20 años de ejercicio veré todos los expedientes de este tipo que no había visto en los 20 anteriores.

En definitiva, lo que pretende este nuevo régimen sancionador por falta de depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil es potenciar la lucha contra las sociedades inactivas. O desarrollar la cultura de cumplimiento de las personas jurídicas. O recaudar más…no lo tengo claro…

Licenciado en Derecho por la Universidad de Deusto, especialidad económica (1996)

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